▷ Qué es una hoja de cálculo | Actualizado enero 2025

Qué es una hoja de cálculo en excel

Una hoja de cálculo es una aplicación informática para la organización, el análisis y el almacenamiento de datos en forma de tabla.[1][2][3] Las hojas de cálculo se desarrollaron como análogos informáticos de las hojas de contabilidad en papel.[4] El programa opera con datos introducidos en las celdas de una tabla. Cada celda puede contener datos numéricos o de texto, o los resultados de fórmulas que calculan y muestran automáticamente un valor basado en el contenido de otras celdas. Una hoja de cálculo también puede referirse a un documento electrónico de este tipo[5][6][7].
Los usuarios de hojas de cálculo pueden ajustar cualquier valor almacenado y observar los efectos en los valores calculados. Esto hace que la hoja de cálculo sea útil para el análisis «what-if», ya que muchos casos pueden investigarse rápidamente sin necesidad de recalcularlos manualmente. Los programas modernos de hojas de cálculo pueden tener múltiples hojas que interactúan y pueden mostrar los datos como texto y números o en forma de gráfico.
Además de realizar funciones aritméticas y matemáticas básicas, las hojas de cálculo modernas ofrecen funciones integradas para operaciones estadísticas y de contabilidad financiera habituales. Cálculos como el valor actual neto o la desviación estándar pueden aplicarse a datos tabulares con una función preprogramada en una fórmula. Los programas de hojas de cálculo también ofrecen expresiones condicionales, funciones para convertir entre texto y números, y funciones que operan con cadenas de texto.

Para qué sirve una hoja de cálculo

La referencia de celdas es un sistema que identifica los datos y les da una dirección para poder localizarlos en una hoja de cálculo. Una referencia de celda se utiliza en las hojas de cálculo para identificar celdas individuales y es una combinación de la letra de la columna y el número de la fila donde se encuentra.
Para escribir una referencia de celda, empieza con la letra de la columna y termina con el número de fila, como A14 o BB329. En la imagen anterior, la palabra Casa se encuentra en la celda F1 y la celda resaltada es G7.
Las referencias de celda se utilizan en las fórmulas para hacer referencia a otras celdas. Por ejemplo, en lugar de introducir el número $360 en una fórmula que se encuentra en la celda D1, introduce una referencia a la celda G5. Cuando se utiliza una referencia de celda, si los datos de la celda G5 cambian, la fórmula de la celda D1 también cambia.
Por defecto, todas las celdas de una hoja de trabajo utilizan el mismo formato, pero esto hace que las hojas de trabajo grandes que contienen muchos datos sean difíciles de leer. Dar formato a una hoja de trabajo llama la atención sobre secciones específicas y hace que los datos sean más fáciles de leer y comprender.
El formato de celda implica realizar cambios en la celda, como cambiar el color de fondo, añadir bordes o alinear los datos en la celda. En cambio, el formato de los números se ocupa de la forma en que se muestran los números en las celdas, por ejemplo, para reflejar una moneda o un porcentaje.

Tipos de hojas de cálculo

Definición: Una hoja de cálculo, también llamada hoja de trabajo electrónica, es un programa informático que organiza los datos en filas y columnas en forma de gráfico. Cada fila y columna puede manipularse con fórmulas, comandos y formatos. Esta herramienta es especialmente útil para que los contables, los analistas financieros y los empresarios analicen las cifras y los resultados del rendimiento empresarial.
El programa de hoja de cálculo más común que utilizan los contables es Microsoft Excel. Este producto se desarrolló inicialmente en la década de 1990 en el paquete de programas Office Suite y desde entonces se ha convertido en el estándar del sector.
Las hojas de cálculo permiten a los contables hacer mucho más que organizar datos. Pueden manipularlos para probar el impacto que tendrían las estrategias alternativas y los resultados de rendimiento en la cuenta de resultados de la empresa. También pueden utilizar el software para hacer proyecciones sobre el rendimiento futuro, el desarrollo e incluso las tendencias del mercado.
Sin la ayuda de los paquetes contables, las hojas de cálculo suelen utilizarse para preparar estados financieros, presupuestos e informes de análisis de existencias. Como esta herramienta es tan versátil y fácil de usar, también puede aumentar el tiempo de análisis, la capacidad de revisión y la comprensibilidad de los informes.